出来る！を増やす事務作業講座　リトハウス長堀橋 | 就労移行支援事業所リトハウス　大阪市、堺市、豊中市、横浜市

みなさん、こんにちはリトハウス長堀橋です。本日は、先日行ったビジネス講座についてご報告します。

少し前ですが、AIを活用して業務を効率化することにより事務に携わる職員を削減し、配置転換するというニュースが話題になっていましたよね。事務補助の仕事に就くことを目指している方も多いので、今後どんな仕事がＡＩに変わっていくのか気になったのですが、日々の業務を改めてイメージしてみると、事務作業には人だからできることがまだまだ沢山あることに気づきました。

例えば、ホッチキスを綴じる、外す。三つ折りにする、クリップで書類をまとめる。指定された向きで封詰めする、書類を仕分ける、インデックスを書く、貼る。穴あけパンチで書類に穴を開け、バインダーに閉じる。テプラで文字を印刷する。用紙の向きを揃える、角を合わせて綺麗に並べる。など。

ペーパーレス化が進んではいるものの、こうした事務作業まだまだ必要ではないでしょうか。

そこでビジネス講座では、これは出来る！と思える事務作業を増やしてもらうため、様々なシチュエーションを想定した実践的な事務作業に取り組んでもらいました。

今回は、【会議資料を用意するため、複数の書類を仕分けし三つ折りして、クリップで束ねて付箋を貼り、クリアファイルに入れる。】といった流れの作業を、用意した指示書にそって行ってもらい、始める前には以下を意識するよう伝えました。

・指示書は黙読して作業を進める。

・口頭で説明を受けたらメモをとる。

・質問はスタッフが近くに来るのを待つのではなく、自分から聞きに来る。

・他の利用者の真似をするのではなく、自分で内容を理解する努力をする。

・曖昧に進めず、途中で職員に確認を入れる。

・終わったら報告する。

実際に行ってみると、皆さん集中して黙々と作業されており、自ら次に必要な文房具を欲しいと伝えにくる方や、こういうことですか、と確認される方がいました。一方で、誤った処理に気づけない方、確認の一言が言えないまま作業が遅れる方、工程が一つ終了すると何もせずじっとしてしまう方などもおられ、それぞれの強みや弱みを支援員もご本人も気づくことができる、良い時間となりました。